浙江省財政廳、浙江省檔案局關于印發《浙江省政府采購檔案管理辦法》的通知

浙財采監字〔2009〕6號

各市、縣（市、區）財政局、檔案局、集中采購機構，省直各單位，各社會中介（采購）代理機構：

為加強政府采購檔案的管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，我們制定了《浙江省政府采購檔案管理辦法》，現印發給你們，請認真貫徹執行。

二〇〇九年一月二十一日

浙江省政府采購檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強政府采購檔案的管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等有關規定，結合我省實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于各級采購單位及其委托的集中采購機構、具有政府采購業務代理資格的社會中介機構（以下統稱代理機構）對政府采購檔案的收集、歸檔、管理、使用和銷毀等活動。

第三條 本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有查

考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的

歷史記錄。

第四條 各采購單位和代理機構應依照本辦法的規定加強檔案管理，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

第五條 政府采購檔案應按照“誰組織采購，誰負責歸檔”的原則進行。代理機構組織采購的檔案由代理機構負責歸檔，其中采購文件、評審報告及供應商的采購響應文件（副本）等相關資料應同時報送采購單位存檔備查；分散自行組織采購的檔案由采購單位負責歸檔。

第六條 各級財政部門負責政府采購檔案工作的管理，各級檔案行政管理部門負責對政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。

第二章 政府采購檔案的歸檔范圍

第七條 政府采購檔案的歸檔范圍包括：

（一）政府采購預算執行文件

1.政府采購預算指標核定單；

2.政府采購預算執行建議書（或計劃申報表）；

3.財政預算審核機構的政府采購預算審核意見；

4.*政府采購預算執行確認書（或計劃審批表）。

（二）政府采購前期準備文件

1.*委托代理采購協議書（或合同）；

2.采購方式變更申請批復；

3.*采購文件及采購人確認記錄，包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關文件、資料、樣本、圖紙；

4.*采購公告、資格預審公告及其變更事項（含報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等）；

5.*購買采購文件或資格預審文件的供應商名單；

6.已發出采購文件或資格預審文件的澄清或修改說明；

7.供應商資格審查情況報告；

8.*評審專家名單及抽取記錄。

（三）政府采購開標（含談判、詢價）文件

1.*采購響應文件正本，包括有關文件、資料等；

2.在采購響應截止時間前，供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄；

3.*接受供應商投標（談判、報價）的記錄；

4.*開標一覽表；

5.*開標（談判、詢價）過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄；

6.開標（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項。

（四）政府采購評審文件

1.*評審專家簽到表；

2.*評標委員會（談判小組、詢價小組）名單及現場監察、監督人員名單；

3.*評審過程的記錄，包括評審專家評審記錄、考察報告、偏差表（工作底稿）等；

4.供應商的書面澄清記錄；

5.*評標或談判報告，包括無效供應商名單及說明、中標（成交）候選供應商名單等；

6.經監察、監督人員（包括采購機構內部監督人員）簽字的現場監督審查記錄。

（五）政府采購中標（成交）文件

1.*采購人對采購結果的確認意見；

2.依法變更采購結果的記錄；

3.*中標、成交通知書；

4.*采購結果公告（公示）記錄（含報刊及電子網站等媒體原件或下載記

錄等）；

5.公證書。

（六）政府采購合同文件

1.*政府采購合同；

2.政府采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄。

（七）政府采購驗收及結算文件

1.*項目驗收報告或其他驗收文件資料；

2.政府采購項目質量驗收單或抽查報告和有關資料；

3.*發票復印件及附件。

（八）其他文件

1.供應商質疑材料、處理過程記錄及答復；

2.供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；

3.采購過程中的音像錄音資料；

4.其他需要存檔的資料。

上述帶*的內容為必須歸檔的文件資料，其他內容如涉及，則應按要求對涉及部分內容全部或部分歸檔。

第三章 政府采購檔案收集與管理

第八條 各采購單位和代理機構應指定專人負責政府采購檔案的管理，并建立崗位責任制度。

第九條 政府采購合同簽訂后三個月內或項目竣工驗收后一個月內，由項目經辦人員或責任人將該采購項目的全套文件材料進行收集整理后交檔案管理人員歸檔。

第十條 政府采購檔案的歸檔要求

（一）政府采購檔案內容齊全完整；

（二）政府采購檔案規格統一，文件、資料用紙規格一律采用國際標準A4紙（工程圖紙可根據具體情況確定）；

（三）政府采購檔案原則上使用原始件，不可用復印件替代；

（四）政府采購檔案中的簽名、印鑒手續齊全，首頁應有“政府采購檔案目錄”字樣；

（五）整理的政府采購檔案應符合國家有關檔案質量標準，便于保管和利用。

第十一條 檔案管理人員應加強歸檔檔案的管理，按照歸檔內容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證政府采購檔案的標識清晰有效，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應在檔案中統一編號索引，單獨保存。

第十二條 政府采購檔案按照年度順序進行編號組卷，卷內檔案材料按照政府采購工作流程排列，依次為項目預算及預算執行文件、項目采購準備文件、項目開標（談判、詢價）文件、項目評審文件、采購結果文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。

第十三條 政府采購檔案（包括電子文檔）的保存期限應從采購結束之日起不少于十五年。

非中標（成交）供應商的采購響應文件保管期限應從采購結束之日起不少于五年。

采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結束之日起不少于五年。磁介質（錄音、錄像）必須放入防磁柜中保管。

采購過程中由供應商制作的項目樣品，應從采購結束之日的十五個工作內由采購單位或代理機構通知相關供應商自行領取或退回。

第十四條 采購單位和代理機構因合并、撤銷、解散、破產或其他原因

而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的政府采購檔案，應按檔案

管理的有關規定移交相關部門。具體按以下辦法辦理移交手續：

代理機構因故合并的，移交新成立機構；代理機構撤銷、解散、破產或其他原因終止的，移交采購單位。采購單位因故合并的，移交新成立機構；因故撤銷、解散、破產或其他原因終止的，移交同級財政部門，同級財政部門由于特殊原因不能辦理移交手續的，移交同級檔案管理部門。移交政府采購檔案的單位，應當編制檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等。

第四章 政府采購檔案的使用與銷毀

第十五條 各級財政部門、采購單位和代理機構應當建立健全政府采購檔案查閱、復印和出借制度，除法律另有規定外，未經檔案管理人員審核并經單位負責人批準，不得擅自查閱、復印或出借政府采購檔案。

第十六條 檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第十七條 政府采購項目檔案管理人員工作變動，應按規定辦理檔案移交手續，并經單位負責人簽字確認。

第十八條 保管期滿的政府采購檔案，應按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見報單位負責人審核后，報同級財政部門審批，同時報同級檔案行政管理部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時，應邀請同級財政部門人員參加現場監銷；

（四）銷毀政府采購檔案前，檔案保管單位和參加現場監銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。

第五章 監督檢查與法律責任

第十九條 采購單位和代理機構應當主動接受財政部門或檔案行政管理

部門對其政府采購檔案的檢查。

第二十條 采購單位、采購代理機構違反《中華人民共和國政府采購法》的規定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第二十一條 采購單位和代理機構有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令整改；情節嚴重的，對直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有、拒絕歸檔的；

（二）涂改、損毀檔案的；

（三）檔案管理人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第六章 附 則

第二十二條 本辦法由浙江省財政廳負責解釋。

第二十三條 各市、縣（市、區）財政和檔案管理部門可根據本辦法制定具體實施辦法，同時報省財政廳、省檔案局備案。

第二十四條 本辦法自印發之日起施行。